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企业电子文件归档平台正式投用

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发表日期:2021年03月25日

    3月18日,企业以中广核电子商务平台(ECP)为试点实施的电子文件归档平台正式投入使用,标志着集团实现了符合国家标准的通用业务系统电子文件在线归档,打通了业务系统实现电子归档的“最后一公里”,具备向其他业务系统扩展的条件,为集团企业后续推广电子档案“单套制”实施奠定了基础。



    2020年6月20日修订通过的《中华人民共和国档案法》提出“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”、“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求,为电子档案“单套制”管理提供了原则要求和法律支撑。同时,随着企业业务规范的发展和业务系统的建设的推进,越来越多的归档文件需要从业务系统中打印纸质文件归档或者无法归档,存在工作效率低、企业数字资源无法归档的问题。企业率先行动,选择集团共用且数据重要的ECP系统开展电子文件归档工作,被集团办公室纳入试点项目,在集团范围内推广。

    企业一直以来致力于打造数字化转型创新组织,形成上下联动、业务协同的共享众创机制,为业务系统实现电子档案“单套制”管理模式提供了良好平台。本次,企业以ECP系统为试点,严格按照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的要求,在电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性的“四性检测”上切实落实了《文书类电子档案检测一般要求》,从前端控制到全程、到整个技术保障、到方案落地,都具可操作性。平台上线后,档案保管由传统的“库房+柜架+案卷”方式转变为“机房+存储+数据”的方式,节省档案保管空间,降低管理成本,提高查档效率。经测算每年度可节省用纸约180000张,实现节能减排、绿色低碳的目的。ECP电子文件归档平台已在集团企业、阳江企业和运营企业开展推广工作。

    备注:电子文件"单套制"即电子设备生成的档案仅以电子方式保存归档,不再打印纸质副本。关键技术在于如何确保电子归档文件的真实性、完整性、可用性和安全性,以确保电子文件的凭证作用。

 

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